Prowadzisz firmę? Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to Twój obowiązek!

Jeżeli prowadzisz przedsiębiorstwo, z całą pewnością wiesz, że Twoim obowiązkiem jest nie tylko rozwijanie go, ale również dbanie o wiele kwestii pobocznych, w tym dostosowywanie się do obowiązujących w Polsce przepisów prawnych. A jednym z tych najważniejszych obowiązków jest bez wątpienia przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – dlaczego jest to tak istotne, jakie korzyści da Twojej firmie i czy trzeba robić to samodzielnie? Pytania na wszystkie te odpowiedzi znajdziesz poniżej!

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – obowiązek wszystkich firm

Przepisy prawne obowiązujące w naszym kraju są nieubłagane – jeżeli prowadzisz firmę, Twoim zadaniem jest przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, np. tych księgowych czy też akt pracowników. Wynika to z wielu aspektów, a Ty musisz być zawsze przygotowany np. na kontrolę z urzędu skarbowego i przedstawienie żądanej dokumentacji. Jeżeli tego nie zrobisz i nie zadbasz o kwestię archiwizacji, możesz narazić się na spore kłopoty – również te natury finansowej.

Oczywiście to, że przechowywanie dokumentów (nawet przez okres kilkudziesięciu lat!) jest obowiązkiem, nie oznacza, że przyniesie Ci same problemy. Jak się bowiem okazuje, dzięki temu:

  • zyskasz porządek w dokumentach i będziesz mieć możliwość szybkiego znalezienia każdego pisma czy umowy,
  • będziesz przygotowany na wszelkie kwestie formalne, a także kontrole, dzięki czemu nie będziesz narażony na kary finansowe,
  • będziesz mógł korzystać z profesjonalnego archiwum, które może przyczynić się do usprawnienia codziennych działań w firmie.

Czy takie archiwum dokumentów trzeba tworzyć samodzielnie? Jak się okazuje nie i jest to dobra wiadomość dla tych przedsiębiorców, którzy mieliby spory problem z wygospodarowaniem odpowiedniej ilości miejsca, a także byłoby to dla nich zbyt kosztowne. Jak jest alternatywa?

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów z firmą zewnętrzną

Istnieją firmy, które oferują zewnętrzne archiwa dokumentów – przystosowane do przechowywania akt, pism czy umów na przestrzeni kilkudziesięciu lat, w doskonałych warunkach. W ten sposób możesz skorzystać z usługi, która całkowicie odciąży Cię od tego żmudnego obowiązku i pozwoli korzystać z dużych powierzchni – nawet jeśli prowadzisz firmę długo i zgromadziłeś ogromną ilość dokumentów, możesz więc zgłosić się do specjalistów.

Co to da? Oczywiście możliwość przechowywania dokumentów w pomieszczeniach o odpowiedniej temperaturze czy wilgotności powietrza, dzięki czemu będą one w doskonałym stanie nawet po kilkudziesięciu latach. Co więcej – firmy tego typu korzystają z doskonałych systemów zabezpieczeń, dzięki czemu masz pewność tego, że Twoje firmowe dane nie trafią w ręce niepowołanych do tego osób. Będziesz też mieć dostęp do umów i pism w każdej chwili, gdy tylko będzie to potrzebne – to niezwykle komfortowe i również będzie miało wpływ na funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa.

Jak się okazuje przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to niejedyna usługa z jakiej będziesz mógł skorzystać – firmy outsourcingowe tego typu zapewnią Ci również sprawne niszczenie dokumentacji, wprowadzanie elektronicznego obiegu informacji, a nawet obsługę kadr i płac! Dzięki temu zyskasz w pełni kompleksową pomoc w prowadzeniu swojego biznesu.

Related Posts

Uszczelnianie rur pcv – jak robią to profesjonaliści

Na polskim rynku na przestrzeni lat powstało mnóstwo mniejszych i większych przedsiębiorstw zajmujących się pracami hydraulicznymi, lokalizowaniem wycieków czy wymianą elementów instalacji wodno-kanalizacyjnych oraz usługami takimi jak uszczelnianie rur PCV.

Najlepsze tabletki na odchudzanie

Zdarza się że w pogoni za wymarzoną sylwetką dajemy się omamić reklamom oferującym nam najróżniejsze sposoby na schudnięcie. Nie zwracamy uwagi na ich pochodzenie, jakie składniki i jakie działanie mają

Masowa wysyłka SMS – co warto wiedzieć o tej usłudze?

Masowa wysyłka SMS to ciekawa opcja dla firm, pozwalająca na poprawę jakości obsługi klienta przy równoczesnym jej usprawnieniu. Na czym dokładnie polega i w jakim przedsiębiorstwie sprawdzi się najlepiej? Masowa