Prowadzisz firmę? Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to Twój obowiązek!

Jeżeli prowadzisz przedsiębiorstwo, z całą pewnością wiesz, że Twoim obowiązkiem jest nie tylko rozwijanie go, ale również dbanie o wiele kwestii pobocznych, w tym dostosowywanie się do obowiązujących w Polsce przepisów prawnych. A jednym z tych najważniejszych obowiązków jest bez wątpienia przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – dlaczego jest to tak istotne, jakie korzyści da Twojej firmie i czy trzeba robić to samodzielnie? Pytania na wszystkie te odpowiedzi znajdziesz poniżej!

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – obowiązek wszystkich firm

Przepisy prawne obowiązujące w naszym kraju są nieubłagane – jeżeli prowadzisz firmę, Twoim zadaniem jest przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, np. tych księgowych czy też akt pracowników. Wynika to z wielu aspektów, a Ty musisz być zawsze przygotowany np. na kontrolę z urzędu skarbowego i przedstawienie żądanej dokumentacji. Jeżeli tego nie zrobisz i nie zadbasz o kwestię archiwizacji, możesz narazić się na spore kłopoty – również te natury finansowej.

Oczywiście to, że przechowywanie dokumentów (nawet przez okres kilkudziesięciu lat!) jest obowiązkiem, nie oznacza, że przyniesie Ci same problemy. Jak się bowiem okazuje, dzięki temu:

  • zyskasz porządek w dokumentach i będziesz mieć możliwość szybkiego znalezienia każdego pisma czy umowy,
  • będziesz przygotowany na wszelkie kwestie formalne, a także kontrole, dzięki czemu nie będziesz narażony na kary finansowe,
  • będziesz mógł korzystać z profesjonalnego archiwum, które może przyczynić się do usprawnienia codziennych działań w firmie.

Czy takie archiwum dokumentów trzeba tworzyć samodzielnie? Jak się okazuje nie i jest to dobra wiadomość dla tych przedsiębiorców, którzy mieliby spory problem z wygospodarowaniem odpowiedniej ilości miejsca, a także byłoby to dla nich zbyt kosztowne. Jak jest alternatywa?

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów z firmą zewnętrzną

Istnieją firmy, które oferują zewnętrzne archiwa dokumentów – przystosowane do przechowywania akt, pism czy umów na przestrzeni kilkudziesięciu lat, w doskonałych warunkach. W ten sposób możesz skorzystać z usługi, która całkowicie odciąży Cię od tego żmudnego obowiązku i pozwoli korzystać z dużych powierzchni – nawet jeśli prowadzisz firmę długo i zgromadziłeś ogromną ilość dokumentów, możesz więc zgłosić się do specjalistów.

Co to da? Oczywiście możliwość przechowywania dokumentów w pomieszczeniach o odpowiedniej temperaturze czy wilgotności powietrza, dzięki czemu będą one w doskonałym stanie nawet po kilkudziesięciu latach. Co więcej – firmy tego typu korzystają z doskonałych systemów zabezpieczeń, dzięki czemu masz pewność tego, że Twoje firmowe dane nie trafią w ręce niepowołanych do tego osób. Będziesz też mieć dostęp do umów i pism w każdej chwili, gdy tylko będzie to potrzebne – to niezwykle komfortowe i również będzie miało wpływ na funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa.

Jak się okazuje przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to niejedyna usługa z jakiej będziesz mógł skorzystać – firmy outsourcingowe tego typu zapewnią Ci również sprawne niszczenie dokumentacji, wprowadzanie elektronicznego obiegu informacji, a nawet obsługę kadr i płac! Dzięki temu zyskasz w pełni kompleksową pomoc w prowadzeniu swojego biznesu.

Related Posts

Cena aparatów na zęby w Warszawie – sprawdź, jaki model warto wybrać

Aparat na zęby to podstawowy sposób leczenia wad zgryzu. Jakie ceny aparatów znajdziemy w Warszawie i który model najbardziej opłaca się wybrać, jeśli chcemy na stałe pozbyć się problemu nierównych

Pozycjonowanie stron firmy – jedna z możliwości, czy konieczność dzisiejszego funkcjonowania biznesu w sieci?

Jeśli spora część prowadzenia naszej działalności gospodarczej odbywa się za pośrednictwem sieci, powinniśmy zadbać o to, aby nasza strona internetowa była dobrze widoczna dla użytkownika Internetu, który jawi się dla

Czy kabel HDMI 10m to dobry wybór? Dłuższy, czy krótszy? Co wpływa na jakość obrazu?

Jeżeliby się nad tym zastanowić, wybór kabla HDMI nie wydaje się być zadaniem trudnym lub niewykonalnym. Co więcej, dostępne przewody tego typu, bardzo często prezentują się identycznie, dlatego klienci nie