Prowadzisz firmę? Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to Twój obowiązek!

Jeżeli prowadzisz przedsiębiorstwo, z całą pewnością wiesz, że Twoim obowiązkiem jest nie tylko rozwijanie go, ale również dbanie o wiele kwestii pobocznych, w tym dostosowywanie się do obowiązujących w Polsce przepisów prawnych. A jednym z tych najważniejszych obowiązków jest bez wątpienia przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – dlaczego jest to tak istotne, jakie korzyści da Twojej firmie i czy trzeba robić to samodzielnie? Pytania na wszystkie te odpowiedzi znajdziesz poniżej!

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów – obowiązek wszystkich firm

Przepisy prawne obowiązujące w naszym kraju są nieubłagane – jeżeli prowadzisz firmę, Twoim zadaniem jest przechowywanie i archiwizowanie dokumentów, np. tych księgowych czy też akt pracowników. Wynika to z wielu aspektów, a Ty musisz być zawsze przygotowany np. na kontrolę z urzędu skarbowego i przedstawienie żądanej dokumentacji. Jeżeli tego nie zrobisz i nie zadbasz o kwestię archiwizacji, możesz narazić się na spore kłopoty – również te natury finansowej.

Oczywiście to, że przechowywanie dokumentów (nawet przez okres kilkudziesięciu lat!) jest obowiązkiem, nie oznacza, że przyniesie Ci same problemy. Jak się bowiem okazuje, dzięki temu:

  • zyskasz porządek w dokumentach i będziesz mieć możliwość szybkiego znalezienia każdego pisma czy umowy,
  • będziesz przygotowany na wszelkie kwestie formalne, a także kontrole, dzięki czemu nie będziesz narażony na kary finansowe,
  • będziesz mógł korzystać z profesjonalnego archiwum, które może przyczynić się do usprawnienia codziennych działań w firmie.

Czy takie archiwum dokumentów trzeba tworzyć samodzielnie? Jak się okazuje nie i jest to dobra wiadomość dla tych przedsiębiorców, którzy mieliby spory problem z wygospodarowaniem odpowiedniej ilości miejsca, a także byłoby to dla nich zbyt kosztowne. Jak jest alternatywa?

Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów z firmą zewnętrzną

Istnieją firmy, które oferują zewnętrzne archiwa dokumentów – przystosowane do przechowywania akt, pism czy umów na przestrzeni kilkudziesięciu lat, w doskonałych warunkach. W ten sposób możesz skorzystać z usługi, która całkowicie odciąży Cię od tego żmudnego obowiązku i pozwoli korzystać z dużych powierzchni – nawet jeśli prowadzisz firmę długo i zgromadziłeś ogromną ilość dokumentów, możesz więc zgłosić się do specjalistów.

Co to da? Oczywiście możliwość przechowywania dokumentów w pomieszczeniach o odpowiedniej temperaturze czy wilgotności powietrza, dzięki czemu będą one w doskonałym stanie nawet po kilkudziesięciu latach. Co więcej – firmy tego typu korzystają z doskonałych systemów zabezpieczeń, dzięki czemu masz pewność tego, że Twoje firmowe dane nie trafią w ręce niepowołanych do tego osób. Będziesz też mieć dostęp do umów i pism w każdej chwili, gdy tylko będzie to potrzebne – to niezwykle komfortowe i również będzie miało wpływ na funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa.

Jak się okazuje przechowywanie i archiwizowanie dokumentów to niejedyna usługa z jakiej będziesz mógł skorzystać – firmy outsourcingowe tego typu zapewnią Ci również sprawne niszczenie dokumentacji, wprowadzanie elektronicznego obiegu informacji, a nawet obsługę kadr i płac! Dzięki temu zyskasz w pełni kompleksową pomoc w prowadzeniu swojego biznesu.

Related Posts

Biuro Warszawa Śródmieście, czyli najlepsza lokalizacja dla Twojej firmy

Zakładając firmę lub prowadząc działalność gospodarczą, chcemy dotrzeć do jak największej liczby odbiorców, co przełoży się bezpośrednio na liczbę naszych klientów. Aby osiągnąć ten cel należy wziąć pod uwagę wiele

Kołatka do drzwi – okucie, które może odmienić wejście

Kiedyś kołatki były nieodzownym okuciem drzwi wejściowych – to dzięki nim goście mogli poinformować gospodarzy o swoim przybyciu. Obecnie stanowią w większości funkcję dekoracyjną, wciąż będąc chętnie wybieranym przez właścicieli

Adwokat do spraw karnych – 6 zalet jego wynajęcia

Usługi adwokackie cieszą się w naszym kraju dużym zainteresowaniem i nie powinno to dziwić – wielu z nas miewa problemy z prawem, często wynikające z nieszczęśliwego zbiegu okoliczności czy nieznajomości